Adjoint(e) exécutif(ve)

Job Description

Fort.e de plus de 10 ans d’expérience en soutien exécutif à la haute direction, vous excellez dans l’organisation et la coordination d’activités complexes, toujours avec précision et professionnalisme. Vous évoluez aisément dans un environnement de travail collaboratif et maîtrisez tant la coordination de projets que les tâches administratives.

Vous recherchez une entreprise solide financièrement, offrant une rémunération et des avantages sociaux compétitifs, ainsi que des horaires flexibles et hybrides? Chez Garaga, vous trouverez exactement cet environnement. Déposez votre candidature!

Nous sommes à la recherche d’un Adjoint(e) exécutif(ve) pour accompagner un de nos coprésidents. L’Adjoint(e) exécutif(ve) travaillera en étroite collaboration avec son homologue du Bureau des Coprésidents pour offrir une expérience harmonisée et exemplaire à la haute direction.

LES DÉTAILS DU POSTE :

• Date d'entrée en fonction: Dès que possible
• Salaire: À discuter
• Télétravail/Présentiel: Hybride et flexible – 2 jours/sem au bureau

****Vous pourrez profiter de notre siège social à Saint-Georges de Beauce, tout fraîchement rénové et moderne!****

• Tous les avantages sociaux des grandes entreprises dont: Cotisation de 4% de Garaga à votre Régime de retraite ET Soins de santé virtuels gratuits
• Statut de l'emploi: Permanent, Temps plein
• Quart de travail: Jour

Relevant de la Direction Communications et Affaires corporatives,

VOTRE MISSION :

• Planifier, organiser et optimiser l’agenda exécutif : réunions, déplacements, priorités et suivis.
• Préparer la documentation requise pour chaque rencontre et en assurer le suivi.
• Gérer les communications courantes, filtrer l’information essentielle et assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Coordonner certains projets spéciaux ou transversaux : suivi des étapes, échéanciers, livrables, et préparation d’analyses ou de notes décisionnelles au besoin.
• Gérer l’ensemble des voyages: itinéraires, réservations, visas, déplacements et coordination logistique du départ au retour.
• Maintenir des dossiers à jour et assurer la fluidité de chaque déplacement.
• Préparer les dossiers, documents, présentations et rapports requis pour les rencontres stratégiques, en assurant la rigueur et la cohérence des livrables.
• Rédiger et tenir à jour des notes de préparation, résumés décisionnels et outils de suivi (Outlook, OneNote, etc.).
• Préparer, valider et soumettre les comptes de dépenses des Coprésidents, en assurant exactitude, conformité et suivi des pièces justificatives.
• Effectuer un classement structuré et anticiper les besoins administratifs liés aux dépenses.
• Répondre aux demandes internes et externes et proposer des réponses adaptées et professionnelles.
• Accueillir, orienter et encadrer les visiteurs pour le Bureau des Coprésidents.
• Gérer certains volets personnels et administratifs avec discrétion absolue.
• Traiter toute information sensible avec jugement et confidentialité irréprochables.

LE TALENT RECHERCHÉ

• DEC en bureautique, administration ou tout autre domaine connexe.
• Plus de 10 ans d’expérience pertinente en soutien exécutif à la haute direction.
• Anglais: Bilinguisme requis pour communiquer quotidiennement avec des partenaires situés à l’extérieur du Québec, notamment dans le reste du Canada et aux États-Unis.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, OneNote, Teams, PowerPoint, Excel).
• Sens du service, de la planification et de l’anticipation.
• Grande rigueur, fiabilité, jugement professionnel et aisance dans un environnement en constante évolution.
• Discrétion, diplomatie et professionnalisme irréprochables.
• Excellente capacité à gérer le temps, établir les priorités et résoudre les problèmes.
• Sens aigu de l’organisation et capacité à mener plusieurs tâches simultanément.

Garaga est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, et les personnes handicapées. Nous nous efforçons de créer et de maintenir une main-d’œuvre diversifiée où chacun se sent valorisé, respecté et inclus.

Faites-nous parvenir votre CV pour débuter les démarches vers une carrière enrichissante! Nous prendrons contact avec les candidats présélectionnés dans les plus brefs délais.