Administrateur De Projet, Mécanique Commerciale

Job Description

Êtes-vous un organisateur hors pair capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement dynamique et en constante évolution ? Faire partie d'une organisation qui construit et travaille sur des projets complexes vous passionne-t-il ? Vous aimez être la personne de référence qui soutient votre équipe ? Franchissez le pas et faites votre marque au sein du Groupe Plan !

En tant qu'administrateur de projet, vous devrez

- Générer le "New Business Report" mensuel et le résumer pour la revue de la direction.
- Mettre à jour la "liste des travaux actifs" et correspondre avec les chefs de projet sur une base mensuelle pour suivre l'état d'avancement des projets et les dates d'achèvement.
- Créer des rapports mensuels "ToolWatch" et les distribuer aux chefs de projet pour qu'ils en prennent connaissance et qu'ils prennent les mesures nécessaires. Suivre et enregistrer les accusés de réception des chefs de projet.
- Veiller à ce que les contremaîtres se conforment aux rapports LPR. Créer et distribuer des rapports LPR réguliers par projet.
- Veiller à ce que les contremaîtres remplissent et soumettent chaque semaine les formulaires d'anticipation de deux semaines. Consigner et enregistrer.
- Gérer le processus du fonds de stabilisation, y compris le suivi des feuilles de temps, des factures des fournisseurs, des lettres d'approbation des consultants et la soumission des dossiers aux syndicats locaux en fonction des intervalles de pourcentage d'achèvement du projet.
- Remplir et soumettre les formulaires de demande de démarrage de travaux et préparer les nouveaux dossiers de travaux sur les lecteurs du réseau, y compris le téléchargement des fichiers d'estimation. Il prépare tous les documents requis (formulaire 1000, WSIB, COI, cautionnement, documents H&S, etc.) à chaque début de projet afin de les soumettre au client.
- Il est responsable de la gestion de l'ensemble des documents de sous-traitance (formulaire 1000, WSIB, COI). *Les fournisseurs de services non sous-traitants.
- Il prépare et compile les documents de clôture et coordonne avec ECS l'achèvement des plans d'exécution.
- Il est responsable de la gestion de l'ensemble des activités de l'entreprise et de la mise en œuvre de la stratégie. Rapprocher avec la demande d'achat d'origine.
- Configurer les profils des utilisateurs et des projets dans ProCore et saisir les téléchargements de budget ($,Hr).
- Mettre à jour et maintenir tous les derniers modèles de fichiers. Archiver les copies obsolètes, mettre à jour les nouveaux modèles selon les instructions.
- Planifier et administrer les réunions de département, les réunions de remise des devis et les réunions post-construction. Rédiger et distribuer les procès-verbaux.
- Tenir à jour les dossiers de formation en matière de santé et de sécurité pour le département (PM, coordinateurs, contremaîtres). Informer lorsque la formation a expiré.
- Fournir un soutien administratif selon les besoins ; planifier les réunions, gérer les dossiers du département, la distribution du courrier et les demandes d'uniformes. 

Le candidat idéal possède :

- Un certificat ou un diplôme en administration de bureau ou en administration des affaires.
- Un minimum de deux ans d'expérience administrative
- Une expérience dans le secteur de la construction est un atout.
- Capacité à travailler et à communiquer de manière hautement professionnelle et efficace.
- Des compétences interpersonnelles et organisationnelles exceptionnelles et la capacité d'établir des priorités sous pression.
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) et d'Adobe Acrobat.