Adjointe Administrative III - Bilingue (EN/FR) - Contrat 12 mois

Job Description

Adjointe Administrative III - Bilingue (EN/FR) - Contrat 12 mois

Qui nous sommes

BGIS est un fournisseur de premier plan de services personnalisés de gestion des installations et de services immobiliers. Avec notre équipe mondiale de plus de 6 500 personnes, nous nous concentrons sans relâche sur la promotion de l’innovation à travers les services que nous offrons, tout en recherchant activement de nouvelles opportunités qui permettront à nos clients d’innover dans leurs activités. À l’échelle mondiale, nous gère plus de 320 millions de pieds carrés de portefeuilles clients répartis sur plus de 30 000 sites en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen‑Orient, en Australie et en Asie.

Job Description

Pour plus d’informations, visitez www.bgis.com.

Résumé

L’Adjoint(e) administratif(ve) III relève d’un(e) gestionnaire et assure la coordination et le soutien dans les domaines suivants : mise à jour et suivi régionaux, gestion et coordination des expéditions, commandes d’équipements, uniformes et fournitures, demandes d’achat et, dans certains cas, soutien aux autres adjoint(e)s administratifs(ves).

Principales Tâches et Responsabilités

• Exécuter les tâches administratives quotidiennes afin d’assurer un soutien aux opérations ITS de BGIS à l’échelle nationale.


• Surveiller quotidiennement la boîte courriel administrative et traiter toutes les demandes en temps opportun.


• Coordonner les initiatives corporatives dans la région.


• Soutenir les gestionnaires des opérations régionales dans l’intégration et le départ des employés.


• Coordonner avec les autres départements de soutien chez BGIS.


• Mettre à jour en continu la documentation administrative et les outils de suivi selon les demandes et rapports fournis.


• Coordonner efficacement et rapidement les expéditions régionales de fournitures aux employés.


• Aider à la commande des uniformes et à la fourniture des EPI appropriés aux employés.


• Aider à la gestion des certifications métiers et SST via le système de suivi.


• Mettre à jour les informations des membres de l’équipe lorsque nécessaire et informer les départements concernés.


• Traiter les demandes d’achat dans divers systèmes.


• Aider à la gestion des cartes d’achat.


• Aider à la traduction de documents lorsque requis.


• Effectuer d’autres tâches administratives générales au besoin.


• Autres tâches connexes selon les besoins.

Connaissances et Compétences Requises

• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience administrative.


• Diplôme d’études secondaires complété.


• Excellentes compétences informatiques, maîtrise de MS Office.


• Capacité à travailler de manière autonome avec peu ou pas de supervision.


• Excellentes aptitudes interpersonnelles.


• Compétences en résolution de problèmes.


• Leadership efficace en travail d’équipe.


• Solides compétences en gestion du temps et en organisation.


• Excellentes aptitudes en communication professionnelle écrite et orale.


• Sens marqué du service à la clientèle.


• Grande rigueur et souci du détail.

Permis et/ou accréditations professionnelles

• Aucun requis.

Chez BGIS, nous croyons que la diversité et l’inclusion sont des moteurs essentiels de notre réussite, et nous veillons à ce qu’elles soient intégrées dans la culture de notre organisation. Nous nous engageons à maintenir un processus de recrutement sans obstacles en offrant des opportunités d’emploi équitables, favorisant le recrutement et la rétention de personnes issues de tous horizons. Nous reconnaissons que la promotion de la diversité est un élément essentiel de notre quête continue de succès organisationnel !