Adjoint administratif

Job Description

Adjoint administratif



Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre sens de l'organisation ? Ce poste de soutien stratégique, au cœur d'un environnement juridique stimulant, offre des responsabilités variées dans un contexte bilingue. Télétravail partiel possible, selon l'expérience et l'autonomie.



Ce qu'il y a pour vous :




• Rémunération annuelle entre 70.000$ et 80.000$, selon l'expérience pertinente.


• Emploi stable et permanent, basé sur un horaire de 35 heures par semaine.


• Début en mode présentiel, suivi d'un passage vers un modèle hybride (un jour de télétravail par semaine).


• Assurance collective complète dès l'entrée en poste, couvrant l'employé et ses personnes à charge (santé, dentaire, vision, assurance vie, invalidité, voyage, etc.).


• Participation de l'employeur à un régime d'épargne-retraite collectif.


• Plusieurs semaines de congés payés, incluant vacances annuelles et jours mobiles.


• Congés personnels offerts sur une base flexible.


• Congés fériés bonifiés par une journée flottante supplémentaire.


• Accès à des services de soutien en santé mentale, télémédecine et accompagnement familial.


• Programme favorisant le bien-être personnel, avec soutien financier pour certaines dépenses admissible.


• Accès à un programme de développement professionnel avec possibilité de remboursement de frais de formation.


• Milieu inclusif et bienveillant valorisant la diversité, la reconnaissance et la collaboration.


• Engagement social actif à travers des initiatives communautaires et du bénévolat professionnel.


• Activités sociales et événements internes organisés tout au long de l'année.


• Accès à une sélection d'avantages et de rabais corporatifs.



Responsabilités :




• Rédiger la correspondance, préparer et réviser des documents.


• Gérer les échéances, planifier des rencontres et des rendez-vous, et tenir à jour le calendrier de l'associée.


• Organiser les déplacements et réservations de voyage de l'associée.


• Réviser et relire les documents pour en vérifier la grammaire, le format et la conformité aux exigences légales et à l'identité visuelle du cabinet.


• Gérer les dossiers, documents et fichiers à l'aide de plusieurs applications de stockage et d'archivage tels que NetDocuments et Sharefile.


• Assister les avocats dans des projets reliés au développement des affaires et tenir à jour la base de données des relations professionnelles.


• Traiter des données telles que les entrées de temps, les dépenses, et effectuer l'ouverture de dossiers.


• Assurer la liaison avec les clients, les collègues, les départements de service, incluant le centre d'affaires, ainsi que les parties externes.


• Effectuer le suivi de la facturation des dossiers en collaboration avec les coordonnateurs de la facturation.


• Transcrire les dictées, notes audio et enregistrements.


• Effectuer la comparaison de documents (« markups »).


• Participer à l'intégration des nouvelles recrues de l'équipe.


• Réaliser toute autre tâche administrative connexe.



Ce dont vous aurez besoin pour réussir:  




• Diplôme ou formation pertinente en bureautique ou en secrétariat juridique (AEC ou DEC, un atout).


• Expérience significative de 5 ans ou plus dans un environnement professionnel exigeant.


• Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).


• Bonne connaissance du logiciel Adobe Acrobat Pro.


• Expérience avec la transcription numérique; connaissance de BigHand, un avantage.


• Sens de l'initiative, autonomie et excellente gestion du temps.


• Rigueur, souci du détail et capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément.


• Attitude discrète, mature et professionnelle.


• Niveau professionnel du français et de l'anglais pour soutenir les clients dans les deux langues.



Pourquoi Recrute Action?



Recrute Action (permis d'agence : AP fournit des services de qualité en matière de recrutement en offrant un soutien et une approche personnalisée autant pour les chercheurs d'emploi que pour les entreprises. Seuls les candidats qualifiés qui répondent aux critères d'embauche seront contactés.



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